Zmluva o spracúvaní osobných údajov

Zákaznícka organizácia používa OffiQO na správu firemných alebo organizačných údajov. Podľa typu organizácie sem patria najmä údaje o zákazníkoch, kontaktných osobách, členoch a rodinách, podporovateľoch, zamestnancoch, cenových ponukách, faktúrach, upomienkach, členských príspevkoch, doplnkových položkách, žiadostiach o podporu, prijatých platbách, službách, materiáloch, poznámkach a dokumentoch. Ak tento obsah zahŕňa osobné údaje, OffiQO ich spracúva v mene zákazníckej organizácie.

Táto zmluva platí počas trvania zmluvy o používaní OffiQO. V otázkach ochrany osobných údajov majú jej ustanovenia prednosť pred všeobecnými zmluvnými podmienkami.

Zákaznícka organizácia je prevádzkovateľom osobných údajov, ktoré zadáva do OffiQO. Určuje účely a prostriedky spracúvania a zodpovedá najmä za zákonné získanie, používanie a ukladanie údajov.

OffiQO spracúva tieto údaje ako sprostredkovateľ podľa článku 28 GDPR a zákona č. 18/2018 Z. z. Spracúvanie údajov účtu, zmluvy, fakturácie, bezpečnosti a podpory na vlastné účely OffiQO sa riadi zásadami ochrany osobných údajov.

• Povaha spracúvania: získavanie, usporadúvanie, ukladanie, zobrazovanie, vyhľadávanie, úprava, prenos, export, zálohovanie, archivácia a vymazanie.
• Účel: poskytovanie funkcií OffiQO podľa zdokumentovaného používania a pokynov zákazníckej organizácie.
• Trvanie: počas trvania zmluvy o používaní vrátane potrebných lehôt na ukončenie, zabezpečenie a zákonné uchovávanie.

• Identifikačné a kontaktné údaje, napríklad meno, firma alebo spolok, adresa, e-mail a telefónne číslo.
• Zmluvné údaje, cenové ponuky, faktúry, platby, služby a komunikácia.
• Obsah poznámok, dokumentov a súborov nahraných zákazníckou firmou.
• Technické identifikátory, protokoly, prístupové a prevádzkové údaje.
• Dotknutými osobami môžu byť najmä zákazníci, záujemcovia, členovia a ich rodinní príslušníci, podporovatelia, dodávatelia, zamestnanci, kontaktné osoby a ďalší partneri zákazníckej organizácie.

OffiQO spracúva údaje iba na základe zdokumentovaných pokynov zákazníckej organizácie, pokiaľ právny predpis nevyžaduje iné spracúvanie. Používanie a konfigurácia OffiQO v súlade so zmluvou predstavujú pokyn.

Ďalšie pokyny možno poslať na info@offiqo.app. Ak pokyn spôsobí prácu mimo dohodnutého rozsahu služby, OffiQO môže vopred oznámiť primeranú cenu. Ak OffiQO považuje pokyn za protiprávny, upozorní na to zákaznícku firmu a môže jeho vykonanie pozastaviť do vyriešenia situácie.

• Spracúvať údaje iba v dohodnutom rozsahu a podľa zdokumentovaných pokynov.
• Zabezpečiť mlčanlivosť osôb s prístupom k údajom a obmedziť ich oprávnenia na potrebný rozsah.
• V primeranom a technicky možnom rozsahu pomáhať pri žiadostiach dotknutých osôb, bezpečnostných incidentoch, posúdeniach vplyvu a požiadavkách dozorných orgánov.
• Poskytnúť primerané informácie potrebné na preukázanie plnenia tejto zmluvy a umožniť kontroly podľa bodu 11.
• Informovať zákaznícku firmu o zákonnej povinnosti spracúvať údaje inak než podľa jej pokynu, ak takú informáciu zákon nezakazuje.

• Zabezpečiť právny základ spracúvania a splniť informačné povinnosti voči dotknutým osobám.
• Nezadávať údaje, ktorých spracúvanie je nezlučiteľné s dohodnutým účelom alebo protiprávne.
• Bezpečne spravovať účty a oprávnenia, chrániť prihlasovacie údaje a bezodkladne oznámiť podozrenie zo zneužitia.
• Osobitné kategórie osobných údajov ukladať iba vtedy, ak je to potrebné, zákonné a chránené vhodnými dodatočnými opatreniami.
• Vlastnou zodpovednosťou vybavovať práva dotknutých osôb a posudzovať oznamovacie, informačné a dokumentačné povinnosti.

OffiQO používa opatrenia primerané riziku, najmä šifrovaný prenos, autentifikáciu, oprávnenia podľa rolí, oddelenie zákazníckych prostredí, obmedzenie prístupu, zaznamenávanie bezpečnostných udalostí, zálohovanie, aktualizáciu systémov a postupy obnovy a riešenia incidentov.

Opatrenia možno prispôsobiť technickému vývoju, ak sa nezníži dohodnutá úroveň ochrany. Citlivé bezpečnostné podrobnosti sa poskytujú iba oprávneným zákazníkom alebo orgánom vhodným dôverným spôsobom.

Zákaznícka organizácia udeľuje OffiQO všeobecné písomné povolenie používať nižšie uvedených ďalších sprostredkovateľov. OffiQO ich zmluvne zaviaže k primeraným požiadavkám na ochranu a bezpečnosť údajov.

O pridaní alebo nahradení ďalšieho sprostredkovateľa bude zákaznícka organizácia vhodným spôsobom informovaná. Z odôvodnených dôvodov ochrany osobných údajov môže namietať do 14 dní. Ak strany nenájdu primerané riešenie, dotknutú službu možno ukončiť podľa zmluvných podmienok.

• Supabase, Inc. – databáza, autentifikácia, serverové funkcie a ukladanie súborov – spracúvanie podľa zvoleného regiónu projektu a subdodávateľov v EÚ/EHP a prípadne v tretích krajinách.
• Vercel Inc. – hosting, poskytovanie aplikácie a technické protokoly – EÚ/EHP, USA a prípadne ďalšie miesta subdodávateľov.
• Google LLC – Google Maps Platform a Places na vyhľadávanie adries – EÚ/EHP, USA a prípadne ďalšie miesta.
• Namecheap, Inc. (Private Email/SMTP) – odosielanie a ukladanie potrebných pozvánok, správ na obnovenie hesla a systémových správ – USA a prípadne ďalšie miesta používaných subdodávateľov.

Údaje sa môžu spracúvať vo Švajčiarsku, EÚ alebo EHP, USA a na ďalších miestach schválených sprostredkovateľov. OffiQO zabezpečí splnenie požiadaviek kapitoly V GDPR.

Pri prenose do krajiny bez rozhodnutia o primeranosti sa používajú vhodné záruky, najmä štandardné zmluvné doložky a podľa potreby dodatočné ochranné opatrenia. Zákonné výnimky zostávajú nedotknuté.

OffiQO na požiadanie poskytne primerané informácie na preukázanie plnenia tejto zmluvy. Kontrola sa má najprv uskutočniť prostredníctvom existujúcich dokumentov a odpovedí.

Ďalšia kontrola musí byť vopred oznámená, obmedzená na potrebný rozsah a nesmie ohroziť bezpečnosť, dôvernosť, iných zákazníkov ani bežnú prevádzku. Náklady kontroly znáša zákaznícka organizácia, ak sa nepreukáže závažné porušenie spôsobené OffiQO.

OffiQO bez zbytočného odkladu informuje zákaznícku firmu po tom, ako sa dozvie o porušení bezpečnosti údajov spracúvaných v jej mene. Oznámenie obsahuje dostupné informácie potrebné na posúdenie a splnenie zákonných povinností.

OffiQO prijme primerané opatrenia na obmedzenie a odstránenie incidentu. O oznámení dozornému orgánu alebo dotknutým osobám rozhoduje zákaznícka organizácia, pokiaľ zákon neukladá oznamovaciu povinnosť priamo OffiQO.

Po skončení zmluvy môže zákaznícka organizácia exportovať svoje údaje v rozsahu dostupných technických a zmluvných možností. OffiQO následne údaje vymaže alebo anonymizuje po uplynutí primeraných lehôt na ukončenie a zabezpečenie, ak ich ďalšie uchovávanie nevyžaduje zákon alebo iný platný právny dôvod.

Údaje v zálohách sa prepíšu alebo vymažú podľa bežného plánu zálohovania a rotácie a dovtedy sa chránia pred ďalším bežným používaním.

Na zodpovednosť sa vzťahujú kogentné právne predpisy a doplnkovo ustanovenia zmluvy o používaní alebo všeobecných obchodných podmienok. Zmeny tejto zmluvy sa označujú verziou a zákaznícka organizácia bude informovaná, ak podstatne ovplyvňujú jej práva alebo povinnosti.

Neplatnosť jedného ustanovenia nemá vplyv na ostatné ustanovenia. Rozhodné právo a príslušnosť súdu sa s výhradou kogentných pravidiel ochrany údajov riadia zmluvou o používaní alebo všeobecnými obchodnými podmienkami.

Táto zmluva sa uzatvára elektronicky. Zákaznícka organizácia prijíma verziu 2026-09-01 výslovným potvrdením pri registrácii, aktivácii alebo po neskoršej výzve. OffiQO zaznamená zákaznícku organizáciu, potvrdzujúceho používateľa, verziu a čas prijatia.